LATTE & CHOCOLATE

親愛的老鳥先生

請先原諒我以“老”這個字來尊稱您，當然不是因為您的年紀大，而是您的資格老! 老到在小鳥我到職後的第二天就以”妹”子稱呼我，剎那間我還以為我回到了民國六十年代呢?  雖然您在我用英文接聽完客戶的來電之後，改稱呼我為X小姐，但是我還是希望告訴你，現在早就不流行XX妹XX歐巴XX大哥之類的稱呼了，我連我的前上司都直呼其英文名字，實在無法習慣這樣落後的思想..

雖然現在會用英文接聽電話沒甚麼大不了，個人也覺得以一間專接國外訂單的公司來說，外國客戶來電您卻拖延著不接電話來說實在太奇怪了，接完之後又跟我說“ 我是聽得懂，我只是不會講而已” 雖然在下一通電話之後您只是說了兩個單字就又把電話拋給我了，沒關係的拉! 小鳥我的英文也不好，我也不是負責英語系國家的業務，但是我們不會的話要趕緊想辦法不是嗎? 客戶一個小時後打了兩次電話進來就表示很急不是嗎? 好在過沒幾天之後您就知錯能改，再接到英語系客戶就馬上把電話轉給其他的業務。

還有有一點我覺得要好好地跟您溝通的是，公司的產品多，ERP的編碼也很複雜，本來就不能以死背方式去記憶，您可以死背沒關係，但我小鳥我腦袋小，腦汁含量又少，死記真的記不了那麼多，請不要再我試著要請教你 其中的關係之處之時，就先要我用背的！你有時間慢慢背，我可沒有!!!

老實說會講一種外語是沒有甚麼了不起的，我也認是很多連國語都講得不甚清楚的人也在國外發展的不錯台商，主要是人家都不是靠死背跟在新人面前批評別人就賺大錢的！ 人家是真的把產品了解得滾瓜爛熟過才能指揮若定的！

那天倉庫的同事突然來找我幫他翻譯一件採購項目，因為是常用物品而他也知道規定就是要貨比三家，所以我只是需要幫他把各家報價做成一張比較表，拿因為一些名詞上我並不是很了解，所以先去請教他，後來問到最後，他就說；我跟你解釋那麼多也沒有用，這個物品呢? 如果是A家的產品，是最便宜的！但是因為品質不好！所以以打包一個貨櫃的產品來說，一次可能需要用三到四捲，第三ˋ家是最貴的！但一次只需用一捲就好！ 我馬上說你這樣說我就了解了.. 而報價比較表送上去時，我就有加註用量比較，主管也很快就決定要採購哪家的產品......

這是一件很小很小的事情，但是事後我還思考蠻久的..因為很多時候原本我們以為非常自然容易理解的事情，對別人對別的部門的同事甚至對自己的主管都是很難理解的！雖然很多採購都可以用SOP去管控，但是有時候就是會遇到主管心情不爽，別的部門的同事剛好被罵所以心情鬱卒，你也不能理解的是為甚麼一個很常用的物品，也買了N次了！他們就是不簽不批不想理你....有比較惡劣的還會懷疑你圖利廠商..

不過事情反過來看，有時候我們明明發現一個案子有問題，但是負責同事卻以他(她)的專業度認為是沒有問題的！更可怕的是有時後連貨比三家都沒比，就以自己的感覺說可以就是可以，像本公司最近的一項人事任用案，奧梨子居然打敗好蘋果得到這份工作，好蘋果是有專業證照的人才，奧梨子只是有在相關工作領域工作的人，奧梨子一來就讓人感覺不太妙了..後來雖然是自己離開，但是我事後聽到的八卦是，奧梨子在上個公司的入職考試就沒有及格...那她如何到底得到本公司的工作..而決定給她這份工作的人，到底是用甚麼專業水平決定奧梨子以來上班的..至今我們仍不得而知，

小至採購日常用品，大至人事聘用..一個人在決定事情的角度跟能不能跟人溝通協調，才真的是自己要在職場上好好學習的吧!

下列的文章若你看到又覺得跟你的情況很像...請不要對號入座

今天兩位業務小小地有了爭執，起因是因為配貨的關係，本來配給他們的貨量是足夠的！後來因為上頭考慮到運輸成本加上本來該項商品本來毛利就低，所以就把貨量砍了三分之一！兩個業務因為分配問題又覺得無法跟客戶交代，所以就吵了起來..

某個業務跟我訴苦說為什麼上面答應的事情又反悔！我反問他說 你記得某業務還在職的時候，有發生過這樣的情形嗎?  一樣都會有配貨的壓力，位甚麼人家可以擺得平主管跟客戶還有業務同事，而你們兩個就擺不平呢? 因為某某某他會先寫報告給主管，詳述他需要的數量是要給哪幾位客戶，哪些人他覺得可以等 哪些他覺得不能等，能等的下次貨到的時候要怎麼補償對方，不能等的客戶可以少給多少! 如何找方法把貨運的成本降低... 所以他的銷售計劃很少被駁回，哪有你們這樣的，沒貨就叫沒有業績！有庫存囤積就怪公司的產品不好...

我後來有跟他強調，這種狀況我可以先提供你之前的解決方法，不過類似的狀況以後還會發生，你要想看看要怎麼解決！而我心中的OS是！公司花運輸成本幫你們運貨，賣出去的傭金你們賺的爽爽的！不要說你們 連我都很想當業務ㄚ...

最近跟一個朋友見面的時候，他提到原本他的工作是作網管的，負責管理維修海外廠的電腦系統，軟硬體都要！那麼為了因應當地稅法的報稅制訂，所以他必須要懂得將原先公司系統導出來的資料，轉出作成當地國稅局要的資料格式，本來他只要修改程式就好，不過因為種種因素，他變成要自己去研究相關的資料，自己搞懂國稅局要的資料格式，才連繫並協調各單位 會計部門、負責寫程式的人...好吧! 原先他是完全沒有會計財務的底子的，更不要說去研究用外語刊登的國稅局相關規定... 如果是你是他，你會怎麼作呢???  老實說以一般人的心態,早就能推就推，因為他只是負責維護系統的人，頂多在這件事情上他要協助海外點與總公司的電腦工程師連絡...他不懂這塊也沒有必要去背著個屎缺，作不好出了問題一定會怪他，作的好報稅沒有問題，也不一定有功...

因為我的部份有時候會需要了解到報稅跟當地政府對保稅工廠的法令，所以有時候就會透過SKYPE一起研究某些規定跟名詞，我的外語能力免強比他好，但因為我也沒有財稅底子...所以也還蠻吃力的！...

最也遇到到一個自稱是有XX經驗跟XX背景的人來本公司上，或許是我們期待太高，或許是錄取他的人標準太低，總之就是一整個不適用，因為在海外，除非你真的去很有制度的公司，不然除了本職之外，需要多作很多別的工作，(當然以一個從系統撈資料轉出報表都會轉錯的人) 也不能要求太多，更不要說別的工作了...不過這完全跟我沒關係，只是因為她作不了的工作通通掉到別人(也包括我)的頭上來...

原先我也覺得很不平衡拉！後來過了幾個月之後才了解到...當一個人註定只能當猴子的時候，就不能拿孫悟空的標準來要求他...猴子會不開心，你也會不開心...

最好的方法就是讓猴子繼續當猴子下去

你一定有這種感覺，有一種同事也並不是壞人，他跟你我都一樣，都是經過面試考核後進到公司的，也都準時上下班不會偷懶；但是甚麼工作交到他手上你都須仔細追蹤進度，他傳了甚麼文件給你你也需要檢查有沒有問題，不催他不會準時交，交了也不一定是正確的，催太多次他還會生氣，事情急緩分不清楚，只能依照他的工作習慣..跟這種人做事你會很累，當然好在他不是你的主管，可能只是你的同事，或是下屬..但你為了怕他這部份的工作進度拖到你的，或是他根本就會擺爛不做事，你應此多了工作多了一個小北鼻要照顧，以此類推下去...你的效率大打折扣..

而另外一種同事，他不一定非常好相處，但是做事有原則，平常跟同事會聊天會開玩笑，遇到事情卻都會堅守原則，想打混擺爛的人知道跟他求情是沒有用的，所以大家都會摸著鼻子想辦法把事情弄好，但是遇到同事主管有緊急事項要幫忙，他會義不容辭出手相助，你作錯事情他不會聲張不會笑你，反而會協助你把錯誤修改過來，跟他一起做事很好很安心，因為他不會在背後捅你一刀，他會提醒你不要犯錯...因為他的協助與提醒，你的效率大大增加...

工作本來就不能靠一個人自己完成，遇到好的同事，大家的效率是會倍數般的增加的，至少人人不會怕別人在自己背後作怪，可以省下多少心力用在工作上，遇到催不得拉不動的人，再有耐心的人都久都是會累的，更何況誰有義務要跟在你後面教你，就算是教導，在雙方已經沒有互信的基礎下，又能吸收多少..

後來真的希望以後負責面試的人，只給得起香蕉就不要奢望請得到孫悟空，但也不要嫌棄人家猴子沒用...ㄚ這不是你當初就知道的麻...

基本上本公司的主管不會硬性規定員工要多久把自己的早餐吃完，但既然規定上班時間是早上八點，比較有規律的人都會準時到辦公室後，準備好自己的飲品後開始一邊吃一邊工作，但是還是會有人會趁機跟同事聊聊天然後一邊吃完自己的早餐，說實在的如果不是太過份的話，主管通常會睜隻眼閉隻眼的讓大家趁著這段時間social一下，不會過於干涉..

但是那天業務J先生早餐一吃吃到八點半，等到吃飽我客氣地問他，“請問你的發票開完了嗎？” 他居然跟我說沒有! 那我說那就拜託你趕緊開，因為倉庫的人要備貨，雖然倉庫的主管因為路上塞車還沒來，但是希望你可以在他來之前準備好，雖然我的職責範圍不在業務方面，但是倉庫出貨的進度我要負責掌握，故我不希望太晚出貨，畢竟早點出車可以避掉交通尖峰期，他滿口應好，但是還是搞到十一點半才出車....事後我很不客氣的提醒他”你開個發票只要五分鐘！但是主管跟會計部門都要審核，倉庫人員也要花時間備貨，不是你開發票後車子就可以馬上出車的！"  好在那天的貨不多...沒花甚麼時間就送完了...

業務助理因為懂一點英文，有次就把一個案子交給他去追蹤聯絡，後來過來幾天我問他說 ”那請問你有開始聯絡了嗎?” 他回覆說有! 又過了兩天我又再問他” 那請問客戶有回覆了嗎?”  他說客戶有一些問題，“那你請教主管了嗎?” ”沒有！我還沒問”  “那你最好趕快問” 後來主管有回覆之後，過兩天我又問他 “哪客戶有更新的消息嗎?” 他說有! “那你跟主管回報了嗎?”  “沒有”！.....心中一整個嘆息!  把案子交給你連絡，就是可以趁機表現ㄚ！怎麼是我要來再三提醒你呢? 我不是你的主管也不是這個案子的負責人，只是因為協助了翻譯一次會議，故關心了一下！但不表示是我要去作這件事情ㄚ! 價格不是你決定的，客戶不是你找的，方案不是你擬定的！只是要你負責聯絡難道你也作不好嗎???

業務助理拜託業務陪他去跑客戶一個新客戶，來拜託幫他跟主管翻譯，之前我先問他了幾個問題，

這個客戶已經跟我們買過嗎? 是哪一種客戶(大、中、小)，

不知道是不是小時後家庭教育的關係，因為要幫忙爸爸接聽工作上的電話，所以養成了有來電就會幫忙接聽，當然接聽的範圍是同部門的來電，與如果主管有外出時，我也會幫忙接聽，個人是覺得是一種很好的職業訓練..

基本上在工作的時後，是沒有人會有空有閒到打電話來聊天的，所以任何電話都是重要的.. 小至同事小孩打電話來找媽媽跟同事的女朋友來電都是重要的，因為你讓小孩子打來跟媽媽說幾句，交代一下作業寫了沒，當媽媽的人會比較安心，上述情形若是一天發生個一兩次我都是能夠接受跟理解的，至於同事打電話來一定打來聯絡工作事項的，那也要趕緊接起來聽的阿，雖然說工作上比較重要的事情都要寫EMAIL，但是電話連絡的話畢竟更能保證不會理解錯電子郵件的內容，不過信也寫不好，話也說不清楚的不在此限..至於主管的電話如果是在他允許的狀況下，我也會幫他接聽並作紀錄，至於我學習的比較多的是客戶的來電，因為我不是業務，有機會可以藉著電話跟客戶認識也是好.. 在時間的允許下我也蠻喜歡接聽廠商跟供應商的來電的，借機了解一下需要採購的物品的行情跟對方討教一些細節..

所以遇到那種辦公室電話響半天，卻沒有要接起來的人...至今無法理解是甚麼心態..

我本來沒有用記事本(行事曆)的習慣，後來因為工作關係必須更有條理地記下所有待辦事情，雖然電子記事本是很方便沒錯，但為了不要讓自己中文書寫能力退化(中文字不寫是會忘的很快)，所以百分之八十五分的重點都是用手記，細項才寫在email當中，雖然有時候出外吃飯的時候，我會很假仙的用ipad來記事情，不過為了訓練自己的大腦與手寫能力，我還是比較喜歡用手寫...

一旦決定開始用行事曆之後才發現好的行事曆非常少，多數都是花花綠綠的，設計是很精美沒錯但是我不是買來欣賞用而且很不環保!，而且我也不愛用那種廠商發的，因為都是很醜，太薄的頁數不夠記，不能夠攤平的不好寫，印的太漂亮的又特別貴，後來挑一種是素面的，設計的版面很簡單，一頁就是一天，雖然一本要台幣將近五百塊，我還是買來用了... 我連續買了2012/2013 2014年的時候太晚去買還買不到了，只好挑了一本免強可以用的，用的很辛苦，因為很小本又印的花花綠綠的，整個筆記效率大大的打折! 所以等到2014年底的時候，我就開始找類似之前愛用的版本，找到之後馬上下手購買！

從買記事本這件事來看...我應當是一個很龜毛的人，因為我記事情還有一些SOP捏! 筆如說我固定用PILOT的筆，這邊買太貴了，每年放假還得去採購筆芯來替換，而且一定不能用超過筆芯大小0.7的，因為寫起來太粗字會不好看，重要的事情一定用紅色筆來記，而且還不太喜歡把記事本記的太亂，有些事情來不及寫上的還得用POST先記下來然後在轉謄到記事本上，每天一定要把前一天的沒作好的事情再記一次，時間性拉的比較長的待辦事情，還會把到期日往前提前三天...

認真來算我使用筆記本的習慣已經邁入第五年了..我比較訝異的不是我記事情的一些小習慣，而是驚訝的發現；如果有哪一件事情我沒有好好地認真的記下來，那件事情的一定會被我作的亂七八糟沒有成效..

一般來說一個人如果沒有一定領導能力是不能作上主管的位置的(當然也有很多例外的例子)，也具備一定的專業能力與判斷能力，但是他們畢竟不是神，不可能甚麼事情都了解，很多細部且重要的操作步驟他們不會清楚的，若這個時候妳一味的說YES，反而對事情沒有幫助..

就拿關帳這件事情來說，大家都知道一旦關帳就不能開發票，除非遇到很特殊狀況，在主管的同意之下才這麼操作，而你既然說了YES，應該誠實告之後續的影響與相關操作的細節，不是說YES 就沒事了，要通知甚麼人，會有甚麼單位被影響..要知道標準操作之所以為標準操作，是因為這樣作的成效最大，之所以這樣規定是有它的原因在的！如果說是主管是已經在考慮過的狀況下，他授權這麼作，這個大家沒話講，只能照作並把後續可能發生的錯誤減到最少，如果主管是不知道的後續的影響而你又沒講出清楚，要出了甚麼事，是你要負責還是主管要負責...

好了如果遇到比較沒有肩膀的主管，就等著揹黑鍋吧! 不然就是大家最後就是怪來怪去，甚麼正事都作不了!

我印象很深刻的一件事情是發生我還在前公司上班的時候，財務主管因為休假原因，把公司保險櫃的鑰匙交給我保管，每天負責把裡面的一些現金拿出來給會計們付付流水帳，然後下班後之後再收回去，老實說那個保險櫃門很重很難開，鑰匙又好幾把，每天開的我緊張死了.等他一放假回來，我就馬上交回給他，並請他確認一下當初放在裡面的一些重要文件是否還在原位，從那個時候開始我就了解到，公司的任何一把鑰匙都很重要，特別是派駐海外的員工，老闆跟總公司遠在好幾千公里之外，公司一應的文件鑰匙就更顯得重要...

那天遇到外帳會計師來點庫存，剛好本公司有個小倉庫，鑰匙只有主管跟台籍的會計有，這個倉庫裡面因為高價位的產品，所以不管貨品的出入還是開門關門到點庫存的時候，台籍幹部一定要在場，就算是你不是保管鑰匙的人，也要親眼見到門關好後才可以離開，那天外帳的會計師來點庫存，公司指派了一個倉庫的員工陪同，照理說把門打開之後就得把鑰匙拿走，可是把鑰匙交給這位員工的台籍幹部並沒有這麼作，遇到比較奸詐一點員工，偷偷傳遞出去COPY OR自己印下來再拿去打一把也不是不可能的， 更好笑的是之前我向這為台籍幹部拿鑰匙準備開小倉庫的門的時候，她的做法是把門打開把鑰匙拿走，奇怪了！妳對我一套標準，對別人又是一套??先不講妳信不信任我，照著一向的流程，主管不在的時候，把鑰匙交給會計主管或留守的台幹，都不在的時候把鑰匙交代高階的當地幹部，甚麼時候輪到倉庫的員工保管這麼重要的鑰匙哦???妳是當大家都變成無行為能力的人了吧??

再說了當天點庫存的時候，只有我一個人在倉庫走來走去，我的這位天兵同事也沒有特別交代說“ XXX 麻煩你在倉庫的打開，外帳會計師在點庫存的時候幫忙注意一下，我可能不方便在場” 是倉庫的員工在陪同外帳會計點完庫存之後，自動自發的把鑰匙交給我，不然我也不知道這件事情，好了如果當天東西沒有丟掉也就算了，如果有丟掉我不就也有關係了嗎? .....

這個筆記是想寫給討厭我的同事....

HI XXX 你好

我知道你並不喜歡我，很巧地我也沒打算喜歡你，只是今天很不巧的我們都在同樣一間公司上班，更加不湊巧的是...你的前一個公司剛好也是我的前公司，所以你是為甚麼離開那裡，我也多少也都聽說了..當然你要我相信我聽來的，還是要我相信我自己看到的..那完全都是取決你的工作態度與待人態度。

本人的個性剛好不愛多管閒事，所以我也不把打算把我聽來的事情全部講出來，只能再三提醒與你交接的同事，一定要特別注意交了甚麼檔案給你，還有交接甚麼工作事項給你，為什麼我會再三叮嚀這些事情的原因就不用我再多說了吧..如果以後這些檔案有甚麼缺的、少的 還是沒作的，那就是你的問題了...

至於你的態度問題，你要擺甚麼臉色給我看那完全是你的自由，我不介意! 你也就最好這麼擺下去，這就剛好印證人家說你難相處...我可是一點都沒差，別人看在眼裡這就是一種心虛的表現拉...

我們常常會有一種觀念就是說，主管會提醒我們該作的事情，特別是那種一年可能就會發生個一次兩次的常規事件，比如說送禮...後來經過幾次教訓之後才知道要自己懂得先安排，最好事先就提醒主管，免得主管事情一多就給疏忽掉了...那結局就相當淒慘...

來說打個比方好了..業務今年本來在詢問說要過年了，是不是該需要準備送禮，業務主管本來是覺得不用，後來老闆問起來知道業務們都沒準備，當場責備說怎麼沒有準備，那麼業務主管被念之後，卻反過頭來罵業務們沒有提醒他而且沒有規劃...當然我們不是在討論欺上瞞下這個問題，只是如果該業務有先把計劃寫出來也EMAIL給大家了！ 那不管當初業務主管有沒有敲定這件事情，錯都不在他身上了...然後現在就搞到老闆不爽、業務主管不開心、業務很委屈..(以上純屬舉例 若有雷同 純屬巧合)

類似的事情每天都會發生，也不是每個主管都是這樣子，遇到好主管固然是大家前世有燒香，遇到不好的主管自己也要想辦法趨吉避凶，我自己也是被捅過很多刀之後才有這種覺悟..再者有些主管真的是太忙，若可以事先提醒他，大家在期限之前把事情處理掉，不也是很好嗎！

當然自己曾經看過的實例就是..有人就是做事太機車，又只會捅別人刀，搞到下屬一起聯合起來修理他，故意不提醒他也不協助他，讓他重要的計劃開天窗.... 聽過此人機車到連打掃阿姨都不肯幫他洗咖啡杯...

剛開始學外語的時候就曾聽過那個很有名笑話！ 早期外國的牧師需要藉助翻譯來傳教的時候，有一次一個牧師找了一個略懂外語的“兄弟” 來翻驗，然後當牧師說“ 上帝 真偉大!” 兄弟就翻成 “上帝真大尾”  然後信徒就跑光光了..

如果平常工作時後不是用自己母語在溝通，除非你已經講得跟歪果仁一樣標準，不過就算是我們都用中文在溝通也會常有溝通不良的狀況發生，但是這又比不上兩個溝通的人彼此的語言程度不一樣...對想要溝通的事情的理解標準不一樣... 這是就會有 上帝到底偉大還是大尾的誤解了 ...

最近我有機會幫J先生翻譯，但是不是把西文翻成中文，而是把西文翻成英文...呵呵但是我的英文寫作能力並不是很好，所以我會先用GOOGLE 翻譯器來翻譯， 然後再把句子順過一遍，在這當中因為西文跟英文的文法跟句子結構有所不同，加上J先生有時候講法就又比較口語話，所以GOOGLE 翻譯起來的意思就會跑掉...所以有時候還得幫他改成較正確的西文，翻譯軟體才翻的過來...這也不是因為我西班牙文跟英文的程度有多好，主要是我了解J先生想要講甚麼，又知道怎麼寫主管才會看得懂，如此而已!

理解力真的是職場上很重要的一個能力，你不理解一個事情的本身就是無法跟人溝通，其實 我的主管就是我看過最好的例子之一，因為就算是他不會講西文，不過因為他理解知道每個人所遇到問題是甚麼，加上日子久了！不用翻譯他也能夠了解個老墨到底要講甚麼，然後作出正確的決定！

理解力不夠的話，不管是對語言還是專業還是對人，很多事情是花了很多時間講但是對事情本身卻一點幫助的都沒有，還會越講越糟糕，事情到最後還是作不好，人也得罪光了! 有時後 同事並不會因為你機車而討厭你，是因為跟你講甚麼你都NO!NO!NO!，但最後就是該問也不是不該問也不是

身為公司的早鳥成員之一 新進人員T小姐，最近開始學習她另一項工作，就是開大門!!! 而為了確保安全無虞，本公司的大門有好幾道鎖，理所當然鑰匙也是好幾把！(有幾把?這個實屬機密)，那這個門我之前也開過、鎖過，也知道也多難開！ 主要是很多鎖，鑰匙長的差不多一樣!

之前因為負責開門的同事出差，所以之前我都有請同事或是保全陪我練習過，也分別在每一把鑰匙上作了記號免得自己開錯，因為是很重要的物品，保管其間我更是幾乎是掛著那副鑰匙在睡覺！ 各位會以為在鑰匙上作記號以方便辨識這種算是常識吧! 但是 T 小姐就是 不 ! 知! 道!

終於在大家陪著她 吹著冷風開門鎖門 兩三天之後(最後都在主管等不下去之後，自己親身上陣鎖門作終結) 主管終於忍不住了，“要在鑰匙上作記號”  才不會弄錯...

我在心裡默默的嘆了口氣! 專業知識與能力到哪裡大家心裡都沒有個底！然後這種小事又讓人看出破綻..

其實我自己算是一個很不細心的人，也沒甚麼數字觀念！從國中開始數學就沒有及格過，在上班之前也不懂得管理自己開支，是後來有在打工然後上班之後才學會對數字有概念，也學會清楚地簡短地說明一件事情！

第一份工作是當生管助理，就是要算物料算日期這樣子，上一個公司也沒有甚麼生產系統，頂多就是用個EXCEL來排程，幾年這樣算下來，我對於抓生產時間還頗具信心，主要是之前的主管有教我一個很重要的觀念就是，再怎麼會算都還是會有誤差，更何況成衣業是人力密集的產業，雖然那時候我只需要追料燃後負責把時間算準就可以了，主管是負責調度整個產線的安排，我還是學到非常多東西，也知道東西作不出，不是只是說工廠忘記排單(當然這種狀況也不是沒有) 而更多的是生產的調度的出了問題，那時後成衣廠還會發生要不到布的狀況，車線不夠！甚麼副料沒到之類...那時後學會的是不是在那邊跳腳，而是要去把問題找出來，解決問題，雖然那時後知道問題也不是找出來就可以解決的了的.....

後來到現在這份工作，常常需要試算成本，一開始真的試算的亂七八糟，也常常被罵！不過在慢慢了解自己容易出錯的點之後，出錯的機會的就少很多了！但不表示不會出錯，所以我都會把算過的例子存檔起來，當然因為進價與運費隨時都會有變化，所以結果都不一樣！所以每次算過之後，我也把之前的算過的例子找出來互相比較！這樣子才不會出錯！ 主管跟同事都教我說不能太依賴公式，也知道要怎麼檢查！而這點我也還在學習當中...

不過在算這些東西的過程當中，是絕對沒有差不多這件事情的！ 也沒有“好像”這件事情！ 我自己知道自己的記性不太好，數字觀念也不強，所以寧願多算幾次！絕對不想說自己算錯了！然後害主管下錯決定....不然查個資料也不用一分鐘，查好再說不是更好嗎?

最近開始用了便利貼在管理自己的工作細目，用了差不多了兩個禮拜覺得相當好用，決定寫出此方法當作一個記錄，以後也好有一個改進檢討的空間！

先拿了大小兩種尺寸的便利貼，事情多就用大張，事情少的用小張的！一張代表一件事項/人/地點，若以來人分的話，比如說本公司的設計師好了，我先會在便利貼上寫上日期跟他的名字，然後依次列出要他執行的工作事項，若是事項來分的話，我也就是依次列出這件事情的先後順序，若是要去採購民生物品的話，也會先列出該買的/想買的，這樣子過了兩個禮拜，我發現我的工作進度順暢了很多，當然相對的工作也多了很多！(這是必然的，上面的看妳工作效率變好了，先想到的不是給妳加薪，而是加更多工作給妳！)

以前不是沒有用行事曆的習慣，但記到最後總有事情的輕重緩急不分的感覺，所以改用便利貼之後，我可以很清楚看到一件工作進行的程序，又因為都貼在同一本筆記本上，一眼看去就知道今天有幾個人要聯絡，幾件事情要處理，因為一件事情可能需要好幾天來處理，要交辦給一個人的工作也不是一天可以作完！若是今天沒有處理到這件事情，就把便利貼貼到明天，這樣代表我沒有忘記或是刻意不去處理這件事情，交辦給同事或是要跟供應商溝通的事情，也是用便列貼作記錄與更新的動作，因為本公司的供應商不會覺得妳下訂單給他是多好的一件事情，有時候請他們處理一件事情都要一再地強調，他們若是當天有回覆妳就好了，要是沒有當天回覆，過幾天他就自動忘記了....其實大家事情都很多，有時候他們忘記了還會怪妳沒有提醒！沒有提醒是吧！那我天天提醒妳們好了....

要這樣作調整先決條件的是要隨時記下當時後發生的事情，也就是你要仔細看過所有的EMAIL跟往來的公文，EMAIL裡面的陷阱之多阿！不是一下子就說的清楚的，那也不是本篇要討論的重點！EMAIL的屬性很多，有非常專業性的信件(專業到我以為他是專門作太空梭的)，有討論生產進度的(沒盯緊你就會發現某張訂單生了兩個禮拜還是沒進度)，有那溝通例行事項的，遇到需要記錄下的馬上記下來，作記號也好、畫圖也好、寫幾個字來記也好！有當下記來的話，後續才能作有系統的整理與追蹤，這表示你在上班的時候，神經要非常敏銳！隨時作到即時記錄、然後你才有辦法持續作下一步！

會作這樣的調整是因為我的工作的屬性是比較雜的，跟很多部門與供應商都有業務往來，一次忘記就是後果很嚴重，沒有人會體諒妳工作太多，也沒有人會體諒妳現在一個人要作之前兩個人的工作量.. 所以我一定要找到方法改變！以前也曾經想要電子版本的方式去記，不過效果不太好，其實我知道我的方法是有點土法煉鋼的，但是人腦與手畢竟是人類用了幾萬年的工具，再說你的電子工具總有在不可預期的狀態下不能使的狀況，筆記是用手寫出來的，也是一個訓練自己手跟腦的工具！我不知道人有沒有用電子工具大腦會不會退化，可是我知道不用筆不用筷子大腦是一定會退化的！不然中文字只要常常不寫不是就會寫不出來嗎? 我的想法是寫用簡單的紙筆作好記錄，再去用電子工具作輔助的工具！

最近主管出差了，壓力變得比較大，平常主管在的時候，有事情就可以問，也可以馬上得到回覆，再加上臨時出了一個很嚴重的狀況，我跟同事兩個人必須要獨自搞定，雖然問題不是出在我們身上，是一個意外，但是那幾天我還是睡不好，好在事情最後有順利解決，我跟同事也學到不少經驗........還有驚嚇！不過我突然覺得自己的心態應該要重新調整了，不可以抱著天塌下來了，還有個子高的人頂著，遇到事情要學著怎麼處理！

我想我是喜歡工作的，喜歡把一件小事做到好的感覺，喜歡把EMAIL通通都回完的感覺，就是當小助理我也是很開心的，但是雖然是小助理，當是也不表示就可以放任別人來踩的，最近遇到一個台語俗語所說的“態度不清，角度又不明”的咖，一來上班就以為自己是老大，就算我是助理咖，是因為我的薪水/職級是助理級的，不代表你就是可以把我看成助理！很多笨鳥就是這樣，剛進到一個公司，公司給他一個主管的位置，可是連需要做甚麼都還沒有搞清楚，就開始指手劃腳，意見多多！一段時間過去了，也不見他做了甚麼事情出來！這樣也是意見多多！說實在的！公司要付薪水請一個啥米甚麼事情都不做的人來，這是公司的事情，又或著他的能力是在思考與規劃：小事雜事瑣事會妨礙了他的思慮，這點我們也是可以同情的，但是實際丟一件事情給他做，又看不出他的規劃能力在哪裡，搞到最後大家再幫他擦屁股...........，我們的薪水可不見得會多一些出來。

我只是想說當助理也是有當助理的尊嚴存在的，很多小助理在一間公司待很久了，上下左右都認識，因為甚麼流程都得過他那一關，我之前剛到公司上班的時候，東南西北還沒搞清楚，工廠的ㄧ個很厲害的助理就離職了，好吧 之後那幾個月真是淒慘無比！因為少了他的協助，我花了很多的時間跟精神在搞清楚工廠的流程，這些損失的效率，不也是公司的損失嗎??? 雖然我因此學到很多經驗，也學到最好自己甚麼事情都要會做，也要了解怎麼做，很多主管就是這樣，嘴巴無敵 手腳無力，有實際操作的問題問他，他就作不出來了，好吧操作的細節你不清楚，那你給各規劃的方向吧！我們就是不會規劃，不會寫報告才當小助理的，也不見得這個主管規劃了甚麼出來，或是出面解決了甚麼問題，真的是大事作不了，小事做不好阿！

我覺得不管是大事小事，大官小官，主要就是要來處理事情的，大家都是出來賺錢，你的能力好多賺一點，這些都是很公平的，只是在你的能力還沒發揮，或是天分尚未開竅之前，不要就以為自己就很重要了！重要的是你的能力，而不是你的位子，再說街上那麼多招牌，隨便掉下來都可以砸到ㄧ個 x理 xx理跟xxx理！

這個禮拜到現在已經感冒兩次了，天氣變來變去的！加上工作很繁雜！我做的零零落落然後就被老大罵了！要不是因為買了二手的IPAD，還算有一件事讓我高興，不然這個禮拜真的是很悽慘啊！

其實被罵也是正常的，因為新產品我不是很熟，加上客人又做了修改，我跟亞洲端來來回回確認了不下N次，最後我終於受不了，請對方一次傳過來，講到這些我就很XXX，我說改好一次傳來，偏偏傳的兩三次，還沒改對，最後我沒辦法只好自己對！已經沒時間了，那兩天整個人都很焦慮，偏偏又遇到要下單，要進口，搞得我的六神無主，最後就是出錯了！然後就被唸了，。

好在下個禮拜一放假，我有時間把東西好好順一遍，不然真的是亂啊！

這個禮拜英文課要作口頭報告，實在是沒時間，只好禮拜五下班去星巴克看書，很怕自己沒有準備好，因為距離上次作口頭報告的時候已經是好久好久以前的事情了，不過好在大學時代老師教我的方法我都還記得，所以單字查查，文法搞熟一點，也就寫出來了，本來想要順過幾遍，不過我實在是累了，再說也晚了，只好回家，隔天上課的時候，才發現有兩個同學沒來，老師說她們臨陣脫逃，然後一個同學在死命抱佛腳，只有我一個有準備，另外一個新同學說反正他也都沒準備，所以他先講了，我真的越念壓力越大，這個班級的同學程度都不錯，也會主動跟老師聊天，這間語言中心的老師程度都很不錯，像現在這個本身是學心理的，懂得怎麼讓學生開口，我很喜歡跟他聊天，還有一個同學本身因為工作的關係，需要常跟美國那邊連絡，所以發音很準，講起來也很流利，大家聊起天都很愉快，真開心！但是要去上課之前我都要念好久！不然老師問起來甚麼都不會就糟糕了！趁著下周一放假，我還得好好讀幾遍，不然下周就要考試了！

最近迷上聽PODCAST，一天晚上聽英文的！一天晚上聽西文的！聽著聽著就睡著了！現在很多資源都是免費的取得，真的覺得如果你不愛看書，聽聽PODCAST也是很好的，搞不好聽一聽你就找到你喜歡的題目，然後會去找出書來讀！

 常常有人聽到我的上班時間，會很訝異說時間非常長，雖然說這不是我第一次工作那麼長的時間，但是一開始還是很不習慣，加上作的工作又都是之前沒做過的，足足手忙腳亂了兩個月，但是慢慢地我發現，其實我的手忙腳亂都是可以避免的！

一些例行的進口工作，我可以先把文件準備好，甚至我可以主動在櫃子一出口的時候，就要求對方寄文件給我，提早準備！不用等到快要進口的時候才乒荒馬亂，後來發現這樣可以讓我把原先會擠在一起的工作錯開，如果有多出來的時間，我可以去作別的事情，甚至是思考後面的工作流程！

工作流程真的很重要，我發現很多效率好的同事，大家都有一個好習慣就是會把每天應該做的事情、每月應該做的事情、每季應該做的事情，都會紀錄下來，然後時間到了就按表操課，就算是臨時有狀況，也能馬上決定事情重要性然後優先處理。

把工作流程寫下來是很簡單，把每天該做的事情寫下來也很簡單，問題是完成度到底是多少呢？因為一開始我這麼作的時候，我居然發現我列表了十件事情，居然只完成不到五件，當然有時候會有突發狀況，但是這樣也太扯了吧！後來我請教同事，同事就教我說，當你一天要決定十件事情，你不能把時間只花在一件事情上面，但是決定的對不對？處理的好不好？就要看功力了。

後來我慢慢抓到重點了，事情的完成度也有提高了一些，但是還是達不到標準阿，可是如果完成度有提高，我就會很開心，禮拜天我都會喜歡去星巴克讀書，寫作業或是收信！當轉換一個環境的時候，或是早上沒有什麼客人的時候，頭腦比較清楚，效率也因此比較好，我不是工作狂，但是如果工作做不出一個頭緒我也不會開心！再說我可以一邊想事情，一邊跟朋友FB，一邊寫BLOG！

最近我被大陸端的負責接洽的小姐抱怨了，自己好好生了一場悶氣，沒有辦法！是自己錯在先，但是她有沒有想過我們在幫她們收拾善後的時候呢？

工作上就是這樣吧！出錯的時候大家就是互相抱怨吧！抱怨完在來解決！這些事情又不能登錄在冊，說我幫你擦了多少屁股，你又幫我擦了多少屁股！不好的紀錄都提在嘴上也沒什麼光榮的，kike說一天到晚提著這些事情，祇是會讓人對你的映像變成負面的而已，因為其中發生了什麼事情，只有你自己知道，長官跟同事釋沒有心情聽你那麼多解釋跟藉口的，再說很多時候解釋都變成抱怨了！

那天主管看了報表之後，突然打電話問我說“我不是叫你不要訂某家fwd的船嗎？怎麼又訂了呢？” 哈！剛好這件事情我從頭到晚都記得很清楚，我就簡潔扼要的解釋了一遍！同事主管聽了恍然大悟地說“對！我想起來了，那時候你有跟我提過xxx”，我就說“對阿！事實上這件事的歷史長的很，我要是要講你也不一定有時間聽，你有明白就好了”主管又說“這件事是誰誰誰沒有溝通好的吧！”我說對啊！可是也沒有辦法啊！重點是那時候沒定到艙！我們就會沒有東西可以賣阿！

溝通協調跟處理善後真的很重要，那聽 小英在中央大學的演講，大意是說“現在什麼資料、分析網路真的都幫你弄好了，那麼到底什麼才是你真正的競爭力呢；”(實際的內容自己google一下)，很多工作其實就是很制式化的！誰來作的其實都可以作，多幾年書可能可以幫我們多一些思考跟處理的能力，像我這種沒有讀過書的！就是要靠自己問了！問還要問對咧！主管常常教我說“什麼事情要先想一下在問，不要老是問一些笨問題！”問問題也是一種溝通跟協調吧！常常看到一些人問題是那種擺濫式的！好像他問了！我就一定要回答一樣！很多事情自己都不記清楚，遇到了就想要問，問不到就耍賴！